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証憑整備 進藤幸次郎税理士事務所

証憑とは何か
なぜ、証憑整備が重要視されるのか
証憑整備のポイント
領収書 当座預金照合表
領収書(控) 手形帳(控)
請求書 10 小切手(控)
請求書(控) 11 借入明細表
納品書 12 売上伝票・レジシート
納品書(控) 13 棚卸表
通帳 14 契約書等
証憑類の保存期間について


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 1 証憑とは何か

  証憑とは、領収書や請求書などで、取引の内容を明らかにする立証資料をいいます。
証憑には、次のようなものがあります。
<現金・預金の受取に関する証ひょう> <現金・預金の支払に関する証ひょう>
  1. 領収書(控)
  2. 請求書(控)
  3. 預貯金通帳
  1. 領収書
  2. 請求書
  3. 小切手帳(控)
<商品の売上に関する証ひょう> <商品の仕入に関する証ひょう>
  1. 納品書(控)
  2. 請求書(控)
  3. 注文書
  1. 納品書
  2. 請求書
  3. 注文書(控)

<貸付金・借入金>

<その他>

  1. 金銭消費貸借契約書
  2. 返済予定表
  1. 契約書
  2. 見積書



 2 なぜ、証憑の整理・保存が重視されるのか

  1. 取引先とのトラブルが発生した場合や、どちらが正しいかを裏付ける証拠資料となります。
  2. 税務調査においても、証憑資料の有無は真実取引を立証するための重要な証拠資料となります。
  3. 証憑類は一定期間の保存が義務づけられております。

 3 証憑の整理・保存のポイント

証憑はすぐに整理・保管できるものとできないものがある
  • すぐに整理できるもの−領収書
  • 一時保管し、チェックし、整理する−請求書
  • 自社で発行する証憑の整理

 1.領収書の整理・保存

(1)領収書は、必ず台紙に貼り付けすること。

@ 領収書は一枚一枚日付順に台紙に糊付けして月ごとに綴るという方法が一般的です。
A 台紙はノートでも市販のスクラップブックでもかまいません。証憑類が散逸しないように、日付順、発生順等に月ごとに整理保管します。
B 貼付の方法は問わないが、一般的には日付順にページの最下段より左端に貼りつます。
C チェックや見やすさを考慮しると、あまり枚数を多くせず、天地(上下)の方向は統一にすること。
D 月ごとに、ページを新しくすること。
 

(2)領収書をもらう習慣を身につけること。

@ 取引が生じたら書類を残すようにして下さい。
A 支払の際には、領収書をもらう習慣を身につけるようにすること。
B 領収書をもらうときは、「上様」ではなく会社名を記入してもらうようにする。
 

(3)領収書に取引内容がわかるようにメモをしておくこと。

@ 領収書・レシートには、内容などについてメモすること。
A 小切手支払、手形支払等と記入しておくとよい。
B 勘定科目がわかっていれば書いておくようにする。
C 飲食費の場合は交際費、会議費、厚生費かの判断を要することから、勘定科目を決定できるように領収書に、「飲食目的、接待先、人員」などを書いておきます。
 

(4)領収書の無い経費は、出金伝票に取引内容を記入すること。

@ 旅費交通費、公衆電話代、お祝金、香典など領収書の入手できないものは、出金伝票(支払証明書)に支払先と支払日を記入しておきます。
A 結婚式の案内状、葬儀のはがき等も捨てないで領収書と同じように証憑として保管します。
B 日常の交通費精算はできるだけためないように、月1回、週1回とか一定の精算日を社内で決めて精算します。
 

 2.領収書(控)の整理・保存

(1)領収書は複写式のものを使うようにします。

(2)領収書の管理

@ 領収書の表紙にあらかじめ通し番号を付けてから使用すること。
A 表紙には使用開始日付:終了日付を記入し保存します。
B 複数の人が領収書を持って使用する場合、何番の領収書がいつ誰に渡されたのかを管理する「領収書管理ノート」に記録し管理をします。
C 領収書用紙にも、あらかじめナンバーリング器を利用し、一連の通し番号を付け使用すること。
D 書き損じた領収書は、斜線を引くなどして控えに付けそのまま保管すること。
 

(3)消費税法の必要記載事項は明記すること

@ 領収の発行に際しては、「相手得意先名」「取引年月日」「取引内容」「取引金額(税込金額)」「発行社名(当社名)」の五項目が、領収書を受領する相手先が消費税法上の仕入税額控除の適用を受けるための必死記載事項であります。
A 税込取引金額が三万円以上の場合は、「上様」領収書や品名が書かれていない領収書では、得意先で仕入税額控除が受けられなくなります。
 

(4)印紙税の添付

@ ・記載金額が三万円以上の領収書を発行するときは、収入印紙の貼付を忘れないようにする。
・領収書に本体価格と消費税額に区分されている場合は、税抜金額に見合う印紙を貼ります。
・領収書に本体価格と消費税額に区分されていない場合は、税込金額に見合う印紙を貼ります
A 売掛金と買掛金を相殺する場合は、印紙税の貼付は不要です。
B 「仮領収書」の場合でも収入印紙は必要です。
 

 3請求書の整理・保存

(1)送付されてくる請求書等を一時保管する封筒やファイルを用意します。

@ 送られてきた請求書等は、一時保管する封筒やファイルなどを用意し保管します。すべてこの封筒やファイルにいれて保管します。
A 請求締め日から一週間以内に封筒に保管されている請求書を取り出し、見積書、納品書とチェックし請求金額が正しいかどうか確認します。請求書が間違っていたら先方へ連絡し、正しい請求書を改めてもらいます。
B 請求書が正しければ請求書に支払予定日をメモしておきます。
支払準備の終了した請求書は、再び支払予定日まで封筒などに入れて保管します。
C 支払予定日に支払済となった請求書は支払済印を押して請求書綴りに貼付します。「二重支払の防止」。
従って封筒に残っている請求書は常に未払いの請求書ということになります。
 

(2)整理・保存は自社にあった方法を採用するようにする。

@ ・請求書綴りと領収書綴りを別々に保管する方法と、請求書とその請求に関する領収書をセットにして保管する方法があります。一般的には、請求書と領収書はそれぞれ別々に整理している会社が多い。取引が少ない場合は、請求書と領収書をセットする方法も便利。
A 継続して購入する仕入先の場合、仕入先毎に口座を設けファイルすると、仕入先別台帳を兼ねることができ、集計表作成のうえからも便利。
 

 4.請求書控の整理・保存

(1)請求書控は複写式のものを使うようにします。

 

(2)請求書控の管理

@ 請求書控の表紙にあらかじめ通し番号を付けてから使用すること。
A 表紙には使用開始日付:終了日付を記入し保存する。
B 請求書控用紙にも、一連の通し番号を付けること。
C パソコンにて、請求書控を発行している場合、月別または会社別に保存します。
その場合にも、一連の通し番号を付けること。
D 見積書、物品受領書、請求書控、合計請求書と関連して管理するようにします。
 

 5.納品書の整理・保存

(1)納品書

@ 送られてきた納品書にて、内容、数量等を確認します。
A 確認された納品書より、「仕入先台帳」に記入します。
B 請求書が送付されてきたら、台帳と照合し、正しいかどうかを確認します。
  

(2)納品書の整理

@ 月ごとに、1冊のファイルで保管します。取引量が多い仕入先の場合は、専用のファイルを用意して保管すると処理しやすい。
 

 6.納品書控の整理・保存

(1)納品書控

@ 納品書控は複写式のものを使うように。
「請求書・納品書・物品受領書」の3枚複写
A 「物品受領書」より、「売掛帳」に記入します。
B 月末に得意先毎の「請求書」をまとめ、「合計請求書」を作成し発送します。
 

(2)納品書控の管理

@ 納品書控の表紙にあらかじめ通し番号を付けてから使用すること。
A 表紙には使用開始日付:終了日付を記入し保存します。
B 納品書控用紙にも、一連の通し番号を付けること。
C パソコンにて、納品書控を発行している場合、月別または会社別に保存します。
その場合にも、一連の通し番号を付けること。

(3)見積書、物品受領書、請求書控、合計請求書と関連して管理するようにします。

 

 7.通帳の管理

(1)普通預金

@ 会社が小さいうちは、普通預金を極力活用します。公共料金の支払等は自動引落を利用することにより、事務作業を軽減するようにします。
A 通帳の記入は、動きがあった都度行うようにします。
B 通帳には取引内容を示すメモを残すようにします。また、振込料や差引手数料のメモを残しておくと処理する際便利です。
C 使用済みの通帳は、表紙に取引開始日、終了日を記入し保管します。
D 個人の通帳と会社の通帳を区別し、混同して利用しないようにする。
 

(2)通帳の保管と銀行印

@ 会社実印と銀行印は社長自ら保管すること。
A 通帳、小切手帳、手形帳は金庫に保管し、銀行印と別々に保管すること。
 

 .当座預金照合表の管理

(1)当座預金照合表

@ 当座預金照合表は定期的に取引銀行から送付されてきます。
A 当座預金の残高を性格に把握するためには、当座預金出納帳を作成するようにする。
B 当座預金照合表と会社の当座預金出納帳を比べてみて残高が一致しているかどうかを確認します。
 

(2)銀行残高調整表

@ 銀行残高調整表は、会社の当座預金出納帳残高と銀行側の当座預金照合表残高との間で生じるズレを把握し、正確な残高を知るために作成します。
A 銀行残高調整表は、月末残高が不一致の場合毎月作成するようにします。
B 期末決算では、当座預金照合表と当座預金出納帳との照合は必ず行うようにします。
C 期末決算では、必ず残高証明書を入手するようにする
 

 9.手形帳(控)の管理

(1)支払手形

@ 手形帳(控)の表紙に使用開始日、終了日を記入し保管します。
A 手形を振り出すときは、控えに日付、金額、相手先、支払期日、取引内容を記入すること。
B 手形の押印は、社長自ら行うこと。
C 書き損じた場合、手形番号を切り取り、控えに貼付し、断裁して破棄するようにします。
D 支払手形記入帳を作成し、期日管理を確実に行うこと。枚数が多い場合は、決済期日別、銀行別に決済金額一覧表を作成するようにする。
 

(2)受取手形

@ 受取手形記入帳を作成し、期日通りに決済されたのか、銀行割引にしたのか、裏書きにしたのかなどを記録しておきます。手形の件数が少ない場合は、手形をコピーする方法が便利。
A 割引手形の場合、割引計算書を入手すること。
 

 10.小切手(控)の管理

(1)小切手

@ 小切手帳(控)の表紙に使用開始日、終了日を記入し保管します。
A 小切手を振り出すときは、控えに日付、金額、相手先、取引内容を記入すること。
B 小切手の押印は、社長自ら行うこと。
C 書き損じた場合、小切手番号を切り取り、控えに貼付し、断裁して破棄するようにします。
D 小切手で支払った時は、領収書に「小切手払」とメモをしておくと経理処理の時に便利です。
 

(2)当座預金出納帳

@ 当座預金出納帳を作成し、残高を把握すること。
A 月末に銀行残高調整表を作成し、当座預金照合表と当座預金出納帳との不一致を調整します。
 

 11.借入明細表の管理

(1)銀行などの金融機関から借り入れした場合、利息計算書、返済予定表等が交付されます。

@ 返済計画表により、利率、月々の元金返済額、利息額、借入金残高、最終返済年月などが確認できます。変動金利の場合、金利が変わる毎に送付されますので、紛失しないように保管します。
A 利息の支払いに当たっては、利息計算書が作成され交付されます。専用のファイルを作成し保管するようにします。

(2)保証料

@ 信用保証協会の保証料は、長期の借入金に対して支払われる場合、長期前払費用になることから、計算書にて確認すること。
 

 12.売上伝票・レジシート

(1)日毎に、月毎にまとめて保存します。

 

(2)現金売上、掛売上を区分します。

 

 13.棚卸表

(1)棚卸する資産が次の通りです

@ 商品、製品、仕掛品、原材料等
A 貯蔵品(まだ使用していない包装材料、燃料、事務用品等の消耗品や固定資産とならない工具、器具、備品など)
 

(2)棚卸の方法

@ 棚卸は、まず、商品などや消耗品などの種類、品質の異なるごとに数量を調べます。
A 単価の設定は、税務署に届け出ている評価方法により評価します。評価方法を届け出ていない場合は、最終仕入原価法(期末に一番近い時期に仕入れた仕入単価)により評価します。
 

(3)棚卸表の作成

@ 棚卸が終わったら「棚卸表」を作成します。
A 棚卸資産の数量などを記載したメモなどの原始記録は、棚卸表と一緒に保存しておきます。

 14.契約書・議事録等

(1)) 契約書

@ 重要な契約書等は、原本を別途保管しておきます。
A 契約書ファイル・保険証券ファイルなどを作ることをおすすめします。
 

(2)議事録

@ 株主総会、社員総会、取締役会等の議事録は必ず作成し保存しておくこと。
 

 4 書類の保存期間に付いて

保存年数     文 書 名
永久保存 設立登記等書類−定款、株主名簿、印鑑登録簿、登録済書(権利証)
10年間 @  株主総会議事録、取締役会議事録
A 
B
決算報告書綴り(貸借対照表・損益計算書・利益処分案・付属明細書)
総勘定元帳
(税法は7年間保存であるが、重要な書類なので永久保存してください。)
7年間 @
A
B

C
D

現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳など取引に関する帳簿
棚卸表など決算に関して作成された書類
領収書、預全通帳、借用書、小切手控・手形控、振込通知書など現金の収入支出、預貯金の預入・引出に際して作成された書類
有価証券売買計算書など、有価証券の取引に際して作成された書類
給与所得者の扶養控除申告・保険料控除申告書、住宅取得控除申告書、源泉徴収簿

7年間
(※)
@
A
請求書、契約書など棚卸資産以外のものの取引に際して作成される書類
納品書、請求書、注文書、送り状など棚卸資産の引き渡し受け入れに際して作成された書類
3年間 @ 労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、賃金など労働関係に関する書類
※平成13年3月31日以前に開始した事業年度のものは5年間

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